La finalul fiecarei perioade este necesar sa fie facute cateva verificari intre gestiune si contabilitate in ce priveste stocurile, pentru a ne asigura ca toate tranzactiile din gestiune au fost introduse si in contabilitate si situatia corespunde intre cele doua sisteme.
Principalele verificari care se pot face sunt:
- verificarea ca soldurile finale ale stocurilor corespund intre cele doua sisteme
- verificarea receptiilor de marfa
- verificarea iesirilor (darea in consum)
- verificarea inregistrarii altor operatiuni in afara celor comerciale – ex. inventarul de stocuri.
Utilizatorii aplicatiilor SmartBill pot verifica foarte usor aceste corespondente intre SmartBill Gestiune si SmartBill Conta.
Faptul ca are loc migrarea datelor din gestiune in contabilitate prin sincronizare, face ca toate tranzactiile din gestiune sa se transfere sub forma de note contabile in modulul SmartBill Conta.
Totusi mai pot exista diferente care pot sa apara in situatii precum:
- in contabilitate s-au primit facturi de marfa, dar receptia nu a avut loc in gestiune fiindca marfurile sunt in tranzit. In aceasta situatie se pot inregistra aceste marfuri in contul 327 Marfuri in curs de aprovizionare.
- erori de introducere a datelor de pe facturi, fie in contabilitate, fie in gestiune.
In SmartBill Gestiune exista cateva rapoarte care permit verificarea stocurilor, cele mai uzuale fiind miscari stocuri sau balanta stocului.
Balanta stocului permite verificarea soldului initial, intrarilor si iesirilor si a soldului final.
In contabilitate, se pot verifica aceste corespondente cu balanta pe contul 371.
In cazul in care apar diferente se poate face o verificare mai analitica, prin intermediul raportului Miscari stocuri.
Acest raport se poate exporta in excel si contine un camp util: tip document, care permite filtrarea tipurilor de documente operate in gestiune:
- receptii
- facturi de vanzare
- inventare
- ajustari de stoc.
Alte raporate utile in gestiune sunt:
- stoc la zi
- analiza vechime stoc
- documente fara descarcare de gestiune
- stoc la terti
- analiza rotatie stoc
In felul acesta antreprenorii dar si contabilii pot avea o cheie de verificare a corectitudinii inregistrarilor in contabilitate si gestiune.
